O cadastro de produtos pode ser considerado uma tarefa simples, mas é fundamental para apoiar a gestão e melhorar a lucratividade dos negócios. Entretanto, um erro simples pode acarretar problemas no processo de realizar compras de mercadorias, causando desperdício, perda e muitos outros transtornos.
Conforme geramos informações dos catálogos de produtos em um sistema ERP, temos detalhes como histórico, indicações das melhores compras e até investimentos. Ao analisar esses dados, é possível encontrar formas eficazes de gerenciar o estoque e planejar novas aquisições de mercadorias para oferecer novidades aos clientes, por exemplo.
Além disso, também proporciona previsibilidade e mantém a disponibilidade dos itens, evitando decepcionar os consumidores. O cadastro de produtos é visto como resultado da operação eficiente dos varejistas, especialmente supermercados de alto volume e alta velocidade.
Como o objetivo principal de um negócio é obter lucros, o gerenciamento eficaz de inventário é um requisito essencial para um negócio de varejo bem-sucedido. Neste artigo, você saberá como fazer o melhor cadastro de produtos para o seu negócio e conquistar seus propósitos.
O que é cadastro de produtos e qual é a sua importância?
O cadastro de produto é o processo de coleta, registro e armazenamento de informações importantes sobre um item que será disponibilizado para venda. A gravação de produtos é fundamental para operações organizacionais.
Com base nesse arquivo, informações suficientes podem ser geradas para apoiar os períodos de controle e contabilidade de produtos essenciais para operações, produção, gerenciamento de ações, compras e gerenciamento de vendas.
Por exemplo, no comércio de varejo, é essencial ter cadastros eficazes de produtos, a fim de evitar ao máximo os possíveis erros. Em outro caso, a entrada incorreta de informações fiscais para um produto pode modificar os preços dos itens.
Na prática, para gerentes experientes que utilizam dados de compra do consumidor ou gerenciam desempenho por categoria, o cadastro do produto é a pedra angular de qualquer empresa que realiza esses procedimentos.
Por que automatizar o cadastro de produtos?
A automação reduz os esforços relacionados ao cadastro de produtos e procedimentos da empresa. Graças à tecnologia, podemos obter informações sobre os clientes, manter as multas em dia e evitá-las, além de manter as regras necessárias para padronizar os processos.
Dessa maneira, possibilita que o cadastro de produtos mantenha o banco de dados atualizado e valida a documentação dos clientes.
Quais as vantagens do cadastro de produtos?
O cadastro de produtos oferece diversos benefícios e facilita a gestão da sua empresa, otimizando os processos. Além disso, oferece as vantagens a seguir.
Controle de estoque
A tecnologia pode ajudar a controlar o estoque para reduzir o risco de baixa. Em particular, um sistema de cadastro de produtos aplica controles rígidos em todos os movimentos de estoque.
Assim, além de entradas, saídas e outros dados importantes, atualiza os dados para reduzir significativamente a probabilidade de falhas.
Por exemplo, uma solução com essa finalidade pode gerar relatórios extensos para gerenciar categorias fora de estoque e também indicar a necessidade urgente de vender esses produtos. Essa tecnologia é especialmente útil quando não há grandes demandas, como os períodos entre as datas comemorativas.
Gestão das finanças
Ao utilizar um sistema para realizar o cadastro de produtos, a empresa também consegue manter a gestão das finanças com sucesso. Com isso, é possível fazer relatórios, como DRE (Demonstração do Resultado e Exercício), importante para analisar o negócio e verificar se está proporcionando lucro ou não. Além desse benefício, proporciona informações úteis sobre fluxos de caixa, entradas e saídas relacionadas a ativos, além de políticas contábeis.
Facilidade do monitoramento de produtos
As plataformas de cadastro de produtos funcionam de maneiras diferentes, como fornecer informações sobre itens ausentes que precisam ser substituídos. Assim, facilita o monitoramento de produtos.
Esse recurso também pode ser usado para identificar os itens mais procurados pelos clientes em uma loja, por exemplo. Isso permite que os gestores se planejem melhor para evitar crises no caso da falta de produtos.
Emissão de relatórios
O cadastro de produtos em um sistema ERP fornece relatórios fundamentais para embasar a tomada de decisão. Além disso, oferece recursos, como gerar gráficos refletindo dados inseridos no sistema, análise, categorização e consultas com fins estratégicos.
Portanto, com o uso da tecnologia, o benefício dessa atividade é amplificado, pois facilita o acesso a informações compiladas bastando acessar uma plataforma.
Redução de riscos
A diminuição de riscos é outro benefício e resulta da facilidade de identificação, cálculo e mensuração que um sistema com cadastro de produtos proporciona. Consequentemente, influencia no recolhimento dos tributos obrigatórios, incluídos corretamente no planejamento financeiro e evitam penalidades fiscais.
Quais etapas para fazer um cadastro de produtos eficiente?
O cadastro de produtos pode ser feito com eficiência ao seguir algumas etapas. Confira quais passos para a empresa realizar.
1. Automatizar o cadastro de produtos
O sistema de cadastro de produtos oferece eficiência para realizar essa tarefa e automatiza o registro de mercadorias. O recurso “Meus Cadastros”, da solução Fluig, por exemplo, faz a automatização do processo de cadastramento, além de ser integrado a um ERP. Assim, essa é uma opção mais segura e eficiente para gerenciar a inserção de dados em um sistema robusto e confiável.
2. Determinar uma metodologia
Seguir a ordem em que cada etapa do processo é executada cria um registro padrão e ajuda a reduzir erros. Além disso, definir uma metodologia para o cadastro de produtos é importante para manter a continuidade das atividades e manter a segurança da informação.
3. Uniformizar o registro de informações
A padronização das informações descomplica as consultas, otimiza a gestão, evita falhas, proporciona a compreensão aprofundada sobre os dados e facilita a tomada de decisões. Neste contexto, o cadastro de produtos é aperfeiçoado, pois é realizado seguindo uma série de parâmetros que tornam a atividade cada vez mais natural e constante.
4. Manter a atualização dos dados
Para evitar erros de cadastro, os colaboradores devem manter os dados atualizados desde o momento que os itens chegam ao fornecedor. Mesmo as informações aparentemente simples eventualmente provocam problemas se forem ignoradas. Assim, a equipe pode evitar a falta de itens no estoque e a insatisfação dos clientes, por exemplo.
5. Relacione as informações indispensáveis
Os produtos têm informações importantes que não devem ser ignoradas no momento do cadastro e também são decisivas para fechar as vendas e ter negociações bem-sucedidas. Da mesma forma, ajuda a resolver problemas com os fornecedores causadas pela falta de detalhes sobre as mercadorias.
6. Fazer inventários periódicos
O inventário proporciona vantagens para a organização dos dados referentes aos produtos, pois proporciona uma lista completa dos itens. Em vista disso, evita perdas, gastos e desperdícios, otimizando a organização. O atendimento ao cliente também é facilitado, pois os registros refletem a realidade do estoque e evita que ocorram falhas no fornecimento, assim como atrasos e problemas fiscais.
7. Use tecnologia no cadastro
A tecnologia é aliada da eficiência e proporciona a integração do estoque, facilitando o trabalho dos vendedores e ajudando a manter a eficiência. Assim, um sistema ERP com recursos que ajudem a força de vendas.
Com a ferramenta “Meus Cadastros”, da solução Fluig, sua empresa pode acessar recursos por meio de:
- login individual;
- integração de sistemas;
- controle de tráfego de dados;
- criação e personalização de portais administrativos para manter o relacionamento com os clientes;
- elaboração e exportação de relatórios personalizados;
- entre outras funcionalidades.
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