{"id":17242,"date":"2022-11-24T17:33:00","date_gmt":"2022-11-24T20:33:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ez4.com.br\/?p=17242"},"modified":"2022-12-21T14:41:46","modified_gmt":"2022-12-21T17:41:46","slug":"fluxo-de-aprovacao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ez4.com.br\/pt_br\/fluxo-de-aprovacao\/","title":{"rendered":"Fluxo de aprova\u00e7\u00e3o: entenda o que \u00e9 e quais s\u00e3o as vantagens"},"content":{"rendered":"\n

A sua empresa j\u00e1 tem um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o estruturado? Com tantos processos envolvidos na gest\u00e3o, a estrutura\u00e7\u00e3o de etapas e aprova\u00e7\u00f5es \u00e9 fundamental para facilitar o andamento das atividades.<\/strong> Desse modo, \u00e9 poss\u00edvel conquistar maior efici\u00eancia e reduzir a incid\u00eancia de erros.<\/p>\n\n\n\n

Isso porque existem diversas quest\u00f5es que dependem de aprova\u00e7\u00e3o para terem continuidade, como f\u00e9rias, reembolsos, pedidos de compras ou vendas,<\/a> viagens, folgas de funcion\u00e1rios, entre outros. Assim, entende como funciona esse tipo de fluxo pode auxiliar na busca por maior produtividade e melhores resultados <\/strong>no neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Pensando nisso, preparamos este conte\u00fado para explicar o que \u00e9 um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o, quais s\u00e3o as vantagens que ele proporciona e como estrutur\u00e1-lo na empresa. Acompanhe!<\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o nada mais \u00e9 do que a estrutura\u00e7\u00e3o dos processos da empresa em suas diversas etapas, quando elas passam por uma etapa final para aprovar o trabalho ou solicita\u00e7\u00e3o. \u00c9 como se existisse uma fase de confer\u00eancia<\/strong>, evitando equ\u00edvocos no andamento dos processos internos.<\/p>\n\n\n\n

Por esse motivo, ele tem aplica\u00e7\u00e3o bastante ampla. Por exemplo, um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o de contratos confere todos os termos desses documentos antes de firmar obriga\u00e7\u00f5es com outras partes. J\u00e1 um fluxo relacionado \u00e0s despesas garante a an\u00e1lise de cada custo antes de a empresa assumir o pagamento.<\/p>\n\n\n\n

Qual \u00e9 a import\u00e2ncia de automatizar o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

\u00c9 bastante comum que a empresa tenha um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o, ainda que n\u00e3o perceba. Afinal, muitas vezes os colaboradores precisam confirmar quest\u00f5es com os gerentes e gestores antes de dar continuidade aos processos. <\/strong>Entretanto, quando isso \u00e9 feito manualmente, a empresa enfrenta mais dificuldades.<\/p>\n\n\n\n

A cada solicita\u00e7\u00e3o, \u00e9 preciso entrar em contato ou encaminhar e-mails, por exemplo, aguardar respostas para s\u00f3 ent\u00e3o dar continuidade. Muitas vezes, em meio a tantas rotinas, os pedidos ficam esquecidos, gerando atrasos que levam a gargalos nos processos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00c9 por esse motivo que \u00e9 importante automatizar o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o<\/strong>. Isso significa estabelecer par\u00e2metros que ajudem a dar andamento \u00e0s etapas de maneira simplificada e autom\u00e1tica, com o suporte da tecnologia. Isso evita que a equipe precise perder tempo enviando solicita\u00e7\u00f5es e aguardando aprova\u00e7\u00f5es por longos per\u00edodos.<\/p>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o as vantagens de ter um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o eficiente?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Sabendo mais sobre o que \u00e9 o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o e por que \u00e9 importante automatiz\u00e1-lo, vale a pena conferir as vantagens de adotar essa estrat\u00e9gia. Como a implementa\u00e7\u00e3o dessa pr\u00e1tica tende a exigir investimentos (de tempo e recursos), \u00e9 normal se perguntar quais benef\u00edcios ela proporciona para analisar a viabilidade da ferramenta.<\/p>\n\n\n\n

A seguir, veja as principais vantagens de adotar essa medida!<\/p>\n\n\n\n

Maior controle sobre os fluxos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A primeira vantagem \u00e9 o maior controle<\/a> sobre os fluxos da empresa. Isso porque, ao estruturar o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o, ser\u00e1 necess\u00e1rio trabalhar todas as etapas de cada processo. A partir disso, \u00e9 poss\u00edvel acompanhar a evolu\u00e7\u00e3o das atividades, verificar pend\u00eancias e ter dados<\/a> mais robustos <\/strong>para embasar a tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

A medida ainda ajudar\u00e1 a evitar erros e atrasos, observar se todas as diretrizes est\u00e3o sendo observadas e fazer an\u00e1lises mais aprofundadas sobre o desempenho geral. Logo, a empresa ter\u00e1 condi\u00e7\u00f5es de investir em melhorias de modo cont\u00ednuo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Outra vantagem \u00e9 a redu\u00e7\u00e3o de custos nos processos. Isso acontece principalmente diante da redu\u00e7\u00e3o de erros operacionais e atrasos, que podem gerar insatisfa\u00e7\u00e3o de clientes, cancelamentos, multas e outros problemas.<\/p>\n\n\n\n

Na gest\u00e3o financeira<\/a>, por exemplo, o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o pode reduzir atrasos <\/strong>nos pagamentos, reembolsos indevidos, quita\u00e7\u00e3o de valores em excesso e outros problemas. Portanto, a solu\u00e7\u00e3o ajuda a empresa a ter um melhor uso dos recursos.<\/p>\n\n\n\n

Agilidade nos processos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Como o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o ajuda a evitar gargalos em etapas que dependem de valida\u00e7\u00e3o, ela traz mais agilidade nos processos. Ent\u00e3o a equipe ter\u00e1 condi\u00e7\u00f5es de realizar as tarefas de maneira cont\u00ednua, evitando a ociosidade <\/strong>\u2014 como ao esperar o retorno de uma demanda.<\/p>\n\n\n\n

Ainda que muitas tarefas mantenham etapas burocr\u00e1ticas, quando elas s\u00e3o automatizadas e bem estruturadas, tudo acontece de maneira mais simples e r\u00e1pida.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Aumento da produtividade<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Como resultado dos benef\u00edcios anteriores, a empresa tamb\u00e9m ter\u00e1 mais produtividade. Se os processos se tornam mais \u00e1geis, com menos pontos de gargalos e tempo de espera, a equipe consegue dar andamento em suas tarefas de maneira mais r\u00e1pida.<\/p>\n\n\n\n

A redu\u00e7\u00e3o de erros ainda diminui o retrabalho, permitindo que todos foquem sempre em novas atividades. No fim, a empresa tem a oportunidade de produzir mais, sem precisar ampliar a m\u00e3o de obra, conquistando maior efici\u00eancia interna.<\/p>\n\n\n\n

Como organizar esse fluxo corretamente na empresa?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Com tantos benef\u00edcios, fica f\u00e1cil notar a relev\u00e2ncia de adotar o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o na empresa. Para organiz\u00e1-lo, \u00e9 preciso mapear os processos<\/a> para entender como ele pode ser estruturado. Esse tamb\u00e9m pode ser um bom momento para identificar etapas desnecess\u00e1rias<\/strong>, gargalos e aplicar melhorias.<\/p>\n\n\n\n

Aqui, \u00e9 interessante estruturar todas as etapas de uma atividade, ajudando a identificar em quais momentos as aprova\u00e7\u00f5es s\u00e3o necess\u00e1rias e as situa\u00e7\u00f5es mais cr\u00edticas, que exigiram interven\u00e7\u00e3o manual.<\/p>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 v\u00e1lido definir prazos para cada etapa e para as aprova\u00e7\u00f5es que n\u00e3o puderem acontecer automaticamente. A partir disso, \u00e9 poss\u00edvel configurar lembretes e alertas<\/strong>, evitando que as fases fiquem paradas por tempo excessivo, o que poderia gerar gargalos e problemas na gest\u00e3o da empresa.<\/p>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o as etapas para criar um fluxo de aprova\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Para ajudar na estrutura\u00e7\u00e3o dos fluxos de aprova\u00e7\u00e3o, vale a pena saber mais detalhes sobre as etapas desse processo. Veja a seguir!<\/p>\n\n\n\n

Identificar potenciais solicitantes<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

O primeiro passo \u00e9 identificar os potenciais solicitantes. Ou seja, quais ser\u00e3o os colaboradores que poder\u00e3o fazer pedidos que demandem aprova\u00e7\u00e3o. Isso ser\u00e1 relevante para liberar autoriza\u00e7\u00f5es de sistema para que eles possam enviar as requisi\u00e7\u00f5es. Isso pode ser importante tamb\u00e9m para evitar requerimentos indevidos e erros nos fluxos.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Listar as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

O passo seguinte \u00e9 detalhar todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para avaliar o pedido e definir a aprova\u00e7\u00e3o. Aqui, tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio definir causas de ajustes na solicita\u00e7\u00e3o ou, at\u00e9 mesmo, de reprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Ter todas essas informa\u00e7\u00f5es listadas funcionar\u00e1 como um guia para os respons\u00e1veis por eventuais aprova\u00e7\u00f5es manuais. Ainda, isso permitir\u00e1 configurar o sistema corretamente para ter uma aprova\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica<\/strong>, quando aplic\u00e1vel. Logo, os processos podem se tornar mais \u00e1geis e simples, al\u00e9m de menos dependentes de a\u00e7\u00f5es manuais.<\/p>\n\n\n\n

Projetar o formul\u00e1rio de solicita\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 interessante ter um formul\u00e1rio de solicita\u00e7\u00e3o padronizado<\/strong>, especialmente para garantir que todas as informa\u00e7\u00f5es que devem ser analisadas ser\u00e3o informadas pelo solicitante. Isso \u00e9 crucial para garantir que o sistema ou o respons\u00e1vel pela aprova\u00e7\u00e3o ter\u00e3o todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias.<\/p>\n\n\n\n

Sem esse cuidado, aumentam os riscos de precisar retornar os pedidos para adequa\u00e7\u00f5es, atrasando o andamento dos processos. Portanto, estruture todos os detalhes para facilitar a aprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Determinar exce\u00e7\u00f5es<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

\u00c9 comum dizer que toda regra tem exce\u00e7\u00e3o, e isso pode acontecer em rela\u00e7\u00e3o aos par\u00e2metros informados para aprova\u00e7\u00f5es. Ent\u00e3o, vale verificar eventuais exce\u00e7\u00f5es que podem ser necess\u00e1rias e os procedimentos para trat\u00e1-las, viabilizando a continuidade da tarefa. Essa antecipa\u00e7\u00e3o trar\u00e1 ainda mais agilidade e padroniza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Definir os aprovadores<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Outro passo essencial \u00e9 determinar quem ser\u00e3o os aprovadores. Em alguns casos, isso acontecer\u00e1 de maneira autom\u00e1tica no sistema. Por\u00e9m, muitas vezes, ser\u00e1 preciso ter uma valida\u00e7\u00e3o de um superior para autorizar ainda que todo o processo possa ser simplificado com a automa\u00e7\u00e3o,<\/a> como ao demonstrar o cumprimento de todos os requisitos.<\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, determine quem ser\u00e1 o respons\u00e1vel ou o grupo de colaboradores que poder\u00e1 dar andamento a esses pedidos. Isso tamb\u00e9m trar\u00e1 transpar\u00eancia e facilidade para resolver eventuais pend\u00eancias.<\/strong> Afinal, diante de problemas, os demais funcion\u00e1rios saber\u00e3o a quem recorrer para solucionar a quest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Conte com a automatiza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Por fim, busque bons softwares<\/a> para viabilizar a automa\u00e7\u00e3o dos fluxos. O motivo \u00e9 simples: se a ideia \u00e9 ter processos mais eficientes e \u00e1geis<\/a>, a tecnologia \u00e9 fundamental para viabilizar a conquista desse objetivo.<\/p>\n\n\n\n

Uma forma de fazer isso \u00e9 contando com a solu\u00e7\u00e3o Fluig<\/a>. Essa \u00e9 uma plataforma com diversas possibilidades para aumentar a produtividade e acelerar resultados da empresa <\/strong>por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n

Ele permite estruturar diversos processos e integrar sistemas. Ainda, h\u00e1 acesso \u00e0 ferramenta \u201cMinhas Aprova\u00e7\u00f5es\u201d<\/strong>. Ela permite centralizar o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o, trazendo mais agilidade e praticidade para os fluxos internos. Assim, a empresa ganha mais em produtividade e efici\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Como voc\u00ea viu, o fluxo de aprova\u00e7\u00e3o \u00e9 uma ferramenta bastante relevante para a empresa, ajudando a aprimorar processos e conquistar maior efici\u00eancia interna. Assim, h\u00e1 possibilidades de ter equipes mais produtivas e obter resultados melhores na gest\u00e3o corporativa.<\/p>\n\n\n\n

Quer implementar essa solu\u00e7\u00e3o na sua empresa? Ent\u00e3o conhe\u00e7a o TOTVS Fluig<\/a> e veja como essa plataforma pode ajudar!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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