Como melhorar a comunicação interna no seu negócio?

A comunicação interna da empresa envolve as medidas relacionadas à transmissão e compartilhamento de informações relevantes sobre o negócio entre toda a equipe. Assim, a ferramenta se torna essencial para todos os processos internos e gera impactos nos externos.

Entretanto, nem sempre os gestores e líderes conseguem ter essa visão, deixando de fazer investimentos para otimizar a comunicação. Como consequência, há riscos de ter um maior desalinhamento nas operações, o que pode gerar diversos prejuízos.

Quer saber mais sobre a importância da comunicação interna e como otimizá-la? Continue lendo este conteúdo e confira as principais informações sobre o tema.

Qual é a importância da comunicação interna na empresa?

Para viabilizar a comunicação interna, é comum que a empresa tenha uma área dedicada ao fluxo de informações, com um canal oficial acessível a todos os interessados — gestores, líderes e colaboradores. Entretanto, podem existir variações a depender do tamanho da empresa.

Em companhias maiores, é viável ter um departamento todo estruturado para atender essas demandas. Em outros casos, apenas um colaborador especializado pode ser suficiente. Também existem situações em que o fluxo segue de maneira informal, por meio das lideranças.

Entretanto, no último caso, torna-se ainda mais relevante repensar a estruturação da comunicação interna. Afinal, isso permite padronizar e otimizar processos, enquanto ajuda a manter o bom andamento dos fluxos de trabalho, evitando desencontros de informações e mal-entendidos que podem surgir no dia a dia corporativo.

Nesse cenário, vale destacar que a comunicação interna bem estruturada também estimula a troca de informações e feedbacks entre a gestão e os colaboradores. Por meio desse contato, há mais oportunidades de identificar pontos de melhorias nos processos produtivos.

Outro ponto importante é que a comunicação promove a transparência na empresa. Isso pode ser fundamental para garantir o alinhamento do tempo e evitar que comentários informais se tornem boatos e gerem problemas desnecessários. Diante disso, uma empresa que deseja ter sucesso e se manter competitiva, precisa ter atenção a esse fator.

Quais vantagens que a comunicação alinhada proporciona?

Entendendo o que é a comunicação interna e a sua importância, ainda é possível que surjam dúvidas sobre a importância de trabalhar o setor na empresa. Por isso, vale a pena conhecer as vantagens que ela proporciona. Confira!

Melhora do clima organizacional

O primeiro benefício é a melhora no clima organizacional, que se relaciona com as condições do ambiente de trabalho e a forma como acontecem as interações. Quando a comunicação interna é eficaz, os colaboradores tendem a desenvolver relacionamentos entre eles. Isso promove o espírito de equipe e a cooperação.

Além disso, uma boa comunicação ajuda a aproximar os profissionais de diferentes setores — mesmo em contextos de trabalho à distância ou em diferentes ambientes. Tudo isso colabora para o melhor andamento dos processos, enquanto traz um ambiente mais favorável e atrativo para os colaboradores.

Comunicação mais alinhada

Outro benefício é o alinhamento da comunicação. É bastante comum que as informações precisem circular por diferentes setores e níveis da empresa. Contudo, quando isso não é organizado de maneira eficiente, há chances de que surjam ruídos nas mensagens — inclusive com boatos e dados irreais.

Diante disso, as melhorias na comunicação interna ajudam a garantir que todas as informações cheguem corretamente a todos os destinatários. A medida também colabora com a maior transparência da gestão.

Redução de rotatividade

Um dos principais desafios das empresas é conseguir manter uma baixa rotatividade na equipe. Nesse sentido, a comunicação interna de qualidade também pode auxiliar. Isso porque a melhoria no clima organizacional e o maior alinhamento em relação às mensagens repassadas às equipes promove maior satisfação.

Como consequência, os colaboradores se sentem motivados e tendem a se manter na empresa. Ou seja, há menos riscos de que eles apresentem um desempenho que leve ao encerramento do contrato. Ao mesmo tempo, as chances de que eles procurem outra oportunidade no mercado de trabalho também são menores.

Estímulo à produtividade

O clima mais positivo e alinhado tem como benefício a maior produtividade da equipe. Primeiro, porque há menos ruídos nas comunicações, o que evita erros, que levam a retrabalhados e podem gerar atrasos. Logo, há menos riscos de que a empresa seja prejudicada.

Ao mesmo tempo, o clima positivo traz maior motivação, como você já conferiu. Como reflexo, é possível perceber uma maior produtividade, com entregas de mais qualidade e de resultados pelas equipes.

Diminuição de custos

Também vale citar como vantagem a possibilidade de reduzir os custos do negócio ao alinhar a comunicação interna. Para entender como isso acontece, basta pensar nos possíveis erros que surgem por problemas na transmissão de mensagens. Quando há retrabalhados, existem custos vinculados.

Ainda, pode surgir atrasos e levar a diversos problemas em relação aos clientes. Em todos os casos, a empresa pode amargar prejuízos. Além disso, se é possível reduzir o turnover, há menos despesas relacionadas aos processos de rescisão e novas contratações para substituir os colaboradores.

Já a maior produtividade, somada aos menores custos, traz outro fator positivo: a melhora nos resultados e o aumento da lucratividade. Portanto, ao investir em comunicação interna, a sua empresa tem chances de buscar um desempenho mais atrativo.

Como melhorar a comunicação interna do negócio?

Com tantos benefícios, é possível perceber a importância de uma boa comunicação interna na empresa. Quer saber como fazer isso? Confira!

Reveja as práticas adotadas

O primeiro passo é fazer um diagnóstico a respeito da comunicação interna do negócio, identificando como acontece o fluxo de informações. Isso permitirá identificar gargalos e dificuldades. Depois, é necessário ter um planejamento para a área, abordando os objetivos desejados, práticas que serão propostas, entre outros.

Invistam em novas estratégias

O passo seguinte é implementar estratégias diferentes, revendo os canais utilizados e a maneira como deve funcionar o fluxo de informações. Isso também inclui a escolha dos canais de comunicação que serão utilizados e a finalidade de cada um. Veja os principais:

• mural físico, para ter um canal offline;
• intranet, uma área digital exclusiva da empresa;
• rede social corporativa;
• e-mail ou newsletter;
• aplicativos de mensagem;
• reuniões;
• TV corporativa.

Também é importante ter políticas internas a respeito da comunicação, para informar aos colaboradores como deve ser o funcionamento das mensagens. Isso ajudará a evitar ruídos em relação às informações divulgadas.

Estimule o cumprimento de metas

Um dos objetivos da melhoria na comunicação interna é aumentar a motivação e o engajamento. Assim, ao criar uma nova estratégia, vale incluir o cumprimento de metas e objetivos, assim como a inclusão de premiações e formas de reconhecimento.

Aqui, a comunicação interna permitirá que todos identifiquem as metas existentes e contem com mais transparência em relação ao funcionamento do programa.

Conte com o suporte da tecnologia

A tecnologia proporciona acesso a diferentes soluções, com integração de setores, controle de gestão, Recursos Humanos, armazenamento de dados, entre outros. Assim, também é possível contar com ferramentas que permitam otimizar a comunicação da empresa.

Por exemplo, a tecnologia promove acesso a diferentes canais, integrando os contatos e facilitando o controle das mensagens. Isso amplia as oportunidades para que a empresa consiga adotar as melhorias desejadas para aprimorar o compartilhamento de informações.

Dessa forma, a tecnologia pode auxiliar na implementação de uma comunicação interna mais efetiva, proporcionando diversos benefícios para a empresa. Para tanto, vale a pena reavaliar os processos internos e buscar ferramentas que possam auxiliar na implementação ou na melhoria das estratégias.

Quer conferir mais dicas para auxiliar na gestão da sua empresa? Então descubra o que são metodologias ágeis e como aplicá-las na rotina do seu negócio!