Know what is needed to make an NF-e import

. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento indispensável para legalizar a compra e venda de mercadorias, inclusive na importação. Dessa maneira, a empresa deve efetuar todas as emissões e manter os registros adequados para evitar problemas com a Receita Federal. No entanto, podem surgir dificuldades nos processos internos.

Por exemplo, é preciso importar as NF-es emitidas por fornecedores ou incluir todos os documentos gerados em seu sistema de gestão, garantindo o acompanhamento e a gestão de processos. Em todos os casos, vale a pena entender mais sobre como cumprir essa etapa com tranquilidade.

Neste conteúdo, vamos explicar os cuidados necessários na emissão de NF-e e os passos necessários para fazer a importação do documento sem erros. Confira!

Quais são os cuidados necessários para emitir uma NF-e?

O preenchimento de uma NF-e exige atenção para que todos os campos fiquem corretos. Os erros nesse processo podem travar o andamento dos pedidos, gerar atrasos no despacho ou, até mesmo, resultar em penalidades para a empresa caso a questão seja identificada em uma fiscalização.

No caso de uma NF-e de importação, os cuidados são ainda mais importantes. Afinal, é obrigação do importador emitir o documento, e eventuais problemas podem impedir o recebimento da mercadoria. Por isso, ao gerar a nota, tenha atenção às seguintes questões:

• confira todos os dados da Declaração de Importação (DI), já que as informações da NF-e devem estar alinhadas ao documento;
• veja se a natureza da operação está correta, considerando a forma como a mercadoria será utilizada na empresa — lembre-se de que esse dado afeta o cálculo dos impostos;
• verifique os impostos indicados no documento para evitar recolher valores superiores ao devidos ou deixar de pagar os tributos corretamente.

Se tudo estiver certo, basta emitir a NF-e e dar seguimento aos processos da empresa. Aqui, uma etapa importante é a importação do documento fiscal para ajudar no controle interno e no cumprimento de todas as obrigações.

Como fazer sua importação dos registros no sistema?

Uma dúvida bastante comum é como fazer a importação das notas fiscais no sistema. Afinal, o processo tende a acontecer por meio de ferramentas específicas, visando cumprir os requisitos previstos pela Receita Federal. Porém, uma empresa estruturada costuma ter sistemas próprios para acompanhar os processos internos, exigindo a inclusão de informações sobre a NF-e.

Nesse caso, é preciso entender quais são as ferramentas oferecidas pelo software da empresa. Em alguns casos, a importação pode acontecer de maneira automática, trazendo muito mais praticidade. Em outros, é necessário selecionar os arquivos no formato correto, para que seja possível fazer o upload.

Porém, considerando que é obrigatória a manutenção do arquivo XML das NF-es, conforme regulamento fiscal, vale aprender mais sobre as alternativas. Veja a seguir!

Importação via código

Nesse caso, você precisa digitar a chave de acesso registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ela é composta por 44 dígitos. 

Porém, vale destacar que a importação manual exige atenção redobrada. Afinal, qualquer erro impedirá o acesso, exigindo retrabalho. Ademais, o processo demandará mais tempo, tornando-se inviável diante de maiores volumes de tarefas na empresa.

Importação automática

Outra possibilidade que você já conhece é a importação automática. Nesse caso, os arquivos XML devem ser salvos em uma pasta integrada ou em um local específico que permita ao sistema fiscal capturar todas as informações.

Além disso, não se esqueça de conferir se o sistema traz soluções completas para o gerenciamento de XMLs. Para ter mais praticidade, o ideal é que ele consiga fazer a conferência entre as notas fiscais e os pedidos, liberar as próximas etapas dos pedidos, garantir a aceitação da NF-e (e o motivo da negativa, se for o caso), entre outras funções.

Dessa maneira, é possível ter mais tranquilidade e praticidade para realizar a importação de NF-e na sua empresa. Portanto, não se esqueça de estruturar os processos, preparar a equipe para emitir o documento corretamente e contratar uma ferramenta adequada para auxiliar na gestão fiscal do negócio.

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