Process mapping: know what is it and how to do it
O sucesso das empresas costuma estar atrelado a um bom planejamento de tarefas e um fluxo de trabalho otimizado. Nesse sentido, um mapeamento de processos pode ser muito útil para auxiliar no desenvolvimento do negócio e melhorar a produtividade das equipes.
No entanto, muitos gestores ainda não conhecem a ferramenta e os seus benefícios. Como resultado, perdem oportunidades de promover melhorias internas e alcançar um desempenho mais favorável com toda a equipe.
Quer conhecer essa ferramenta e entender como adotá-la na empresa? Então descubra o que é o mapeamento de processos e como fazer!
Qual é a diferença entre projeto e processo?
Para começar, vale entender a diferença entre projeto e processo. No primeiro caso, o conceito se refere a um planejamento para entregar determinado resultado em um prazo combinado e cumprir objetivos específicos. Logo, é comum estruturá-lo em detalhes e etapas, mas a sua aplicação é limitada.
Já no caso de processos, ele se refere a procedimentos que envolvem uma sequência de etapas, formando um fluxo de trabalho completo. Ademais, ele se repete continuamente em uma empresa, tendo bastante ligação com o desempenho e os resultados do negócio como um todo.
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos consiste em identificar todas as atividades de um processo e a sequência lógica que cada etapa deve seguir a fim de garantir que o fluxo de trabalho funcione e entregue os resultados esperados.
Ele é feito com o objetivo de entender todas as etapas envolvidas no processo, relacionando-as com cada colaborador, materiais necessários e outros dados relevantes. A partir disso, surgem oportunidades para redesenhar os fluxos em busca de maior eficiência e resultados mais positivos.
Quais são os seus principais benefícios?
Para entender mais sobre o mapeamento de processos e a sua importância, é relevante compreender os benefícios que a prática proporciona ao negócio. A seguir, confira as principais vantagens de adotar essa estratégia:
- oportunidade de padronizar o trabalho;
- melhora na integração de tarefas, colaboradores e equipes;
- reforço na comunicação interna;
- simplificação e facilidade nas auditorias;
- oportunidade para identificar e resolver problemas;
- aumento da produtividade;
- redução de custos;
- melhora nos resultados do negócio.
Como fazer um mapeamento de processos?
Se você se interessou pela solução, vale saber como fazer o mapeamento de processos na empresa. Para isso, você pode seguir os 4 pilares da estratégia: entender, modelar, automatizar e monitorar o processo. Entenda mais detalhes sobre cada etapa!
Entender
Para começar, é necessário entender a situação atual da empresa, como estão os processos e tarefas no fluxo de trabalho e identificar as necessidades da empresa. A partir disso, você precisará desenhar cada processo, formando um tipo de mapa com cada etapa que será realizada no novo formato.
Uma dica importante nessa etapa é contar com a colaboração da equipe: com a participação de todos, é mais fácil antecipar eventuais problemas e ter uma visão mais ampla sobre os fluxos de trabalho.
Modelar
O passo seguinte é modelar o processo, fazendo uma avaliação para determinar se o mapa desenhado é eficaz ou se precisa de melhorias.
É nessa etapa que são feitos testes e analisadas possíveis modificações para otimizar os processos. A modelagem buscará identificar gargalos e implementar melhorias.
Automatizar
Com o processo desenhado e devidamente modelado, é o momento de automatizar. Afinal, a intenção é ter maior eficiência, produtividade e desempenho. Com o mapa atualizado após todas as modificações e melhorias, busque softwares que podem auxiliar nas atividades, evitando o acúmulo de tarefas manuais e repetitivas.
Monitorar
Por fim, mantenha um monitoramento constante dos processos mapeados. Isso porque a evolução da tecnologia, as mudanças do mercado e a própria evolução da empresa podem gerar novas oportunidades de melhorar os fluxos de trabalho. Ademais, podem surgir problemas nas etapas definidas. Então, o acompanhamento se torna essencial para manter o alinhamento da estratégia e promover melhorias constantes.
Como você aprendeu, a implementação de mapeamento de processos pode melhorar o cotidiano de uma empresa e sua equipe. Portanto, vale a pena analisar as estratégias adotadas e mapear todo o fluxo de trabalho para otimizar o desempenho do negócio, alcançando melhores resultados no mercado.
Quer continuar o seu aprendizado sobre boas práticas para otimizar o seu negócio? Confira o que é gestão integrada e como aplicá-la na empresa!
