A gestão de documentos é imprescindível para o sucesso de uma empresa, e contribui para a organização e regularização das atividades. Por isso, utilizar soluções inovadoras e modernas, como o GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é essencial para ter mais eficiência.
Trata-se de um recurso que organiza e gerencia os documentos da empresa em um meio totalmente digital, evitando os gastos com impressões e cópias — uma tecnologia que proporciona inúmeros benefícios, elevando a produtividade, acessibilidade e controle sobre os dados.
Se você deseja saber mais sobre o assunto para aperfeiçoar a gestão interna na sua empresa, nós vamos ajudar! Continue a leitura deste post e saiba o que é o GED, como funciona e os benefícios de contar com esse sistema moderno na sua empresa!
O que é o GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos — GED é um sistema de gestão digital dos documentos de uma empresa. Sendo assim, todas as atividades de armazenamento e controle são realizadas em um meio virtual e centralizado, eliminando arquivos físicos.
É uma modernidade que ganha cada vez mais espaço no mercado, e muitas empresas estão digitalizando documentos físicos para integrá-los ao sistema eletrônico. Um fator que provoca um grande impacto na organização, facilitando o desenvolvimento de diversas tarefas.
Quais os benefícios do GED?
Os recursos digitais estão cada vez mais inseridos nas empresas, e tornam atividades complexas em serviços práticos, intuitivos e rápidos. Nesse sentido, são tecnologias consideradas indispensáveis para o sucesso, pois auxiliam a melhorar a gestão interna e a performance do negócio em relação aos concorrentes. Sendo assim, o GED é uma das inovações mais relevantes dos últimos tempos, que proporciona benefícios importantes. Veja quais são a seguir!
Acessibilidade em qualquer lugar
Ao utilizar o sistema eletrônico para gerenciar os documentos, os profissionais da empresa podem acessá-los de qualquer lugar, basta ter conexão à rede. Além disso, os gestores podem controlar os acessos de acordo com as funções, evitando contratempos.
Redução de espaço de armazenamento
Os arquivos físicos exigem espaço para serem armazenados e dificultam a gestão, além da maior possibilidade de perda e dificuldade para buscar dados. Com o GED, esse problema foi eliminado por completo, já que todo o armazenamento e gestão acontece em meio digital.
Aumento da produtividade
Lidar com um arquivo digital contribui para a equipe ter agilidade para buscar e gerenciar documentos, evitando erros e atrasos. Dessa forma, a empresa tem um aumento de produtividade considerável, com informações centralizadas e direcionadas para cada função.
Redução de custos
Por fim, implementar um sistema GED confiável e tecnológico na empresa contribui para reduzir os custos para desenvolver a gestão documental. Por meio do recurso digital, os gestores reduzem e até eliminam gastos com arquivos físicos, impressões, cópias, energia e outros fatores relacionados à gestão.
Por que investir em um GED?
A evolução do mercado exige que as empresas estejam preparadas para ter excelência na gestão interna e superar as expectativas dos clientes. Para isso, contar um bom sistema GED é imprescindível, pois otimiza o trabalho da equipe e possibilita focar em questões prioritárias.
Em outras palavras, investir em um GED para organizar o gerenciamento de documentos na empresa é essencial para melhorar os resultados. Afinal, é uma tecnologia que permite gerenciar os dados e arquivos de forma estratégica, potencializando cada atividade.
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São muitas possibilidades em um só lugar, por exemplo:
Diante disso, a plataforma TOTVS Fluig da EZ4 é a solução ideal para modernizar a sua empresa e proporcionar uma gestão eficiente e precisa, ou seja, todos os recursos digitais inteligentes e tecnológicos reunidos em um único dashboard para elevar a performance e o desempenho do seu time.
Como vimos, o GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um recurso tecnológico importante para facilitar as tarefas em uma empresa. Portanto, não deixe de inovar para melhorar o desempenho e ter diferenciais relevantes para aumentar os seus resultados.
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