Otimização de processos: saiba como utilizá-la em sua empresa

Um dos desafios enfrentados pelas organizações é conseguir produzir mais em menos tempo, sem que isso prejudique a qualidade das entregas ou deixe o time sobrecarregado. Nesse sentido, a otimização de processos é uma técnica que pode ajudar a superar as dificuldades enfrentadas pela companhia.

Mas você sabe o que isso significa ou como implementar essa medida? Apesar de ser um termo comum, na hora de aplicar a otimização de maneira estratégica é comum que surjam dúvidas. Então, é necessário esclarecê-las para aproveitar todos os benefícios que essa medida pode trazer para o negócio. 

Pensando nisso, preparamos este conteúdo explicando o conceito de otimização de processos e como ela pode ser aplicada para aumentar a produtividade na empresa. Vamos lá?

O que é a otimização de processos?

O termo otimizar significa criar condições mais favoráveis para determinada ação ou objetivo. Logo, a otimização de processos consiste em buscar meios de trazer maior eficiência para as atividades desenvolvidas no empreendimento. Por isso, é uma estratégia ampla, que deve envolver os diferentes setores, colaboradores e tarefas corporativas. 

A ideia é conseguir ter processos bem definidos, alinhados e com menos falhas para trazer impactos positivos na produtividade do negócio, além de outros benefícios para a gestão. Desse modo, a empresa encontra meios de manter a sua competitividade e relevância no mercado, acompanhando tendências que surgem a todo momento. 

Quais são os benefícios que ela proporciona?

A melhor forma de entender a importância da otimização de processos é identificando os benefícios que ela pode trazer para o negócio. Isso porque, ao adotar estratégias consistentes, a empresa pode aproveitar diferentes vantagens. Descubra as principais na lista que preparamos:

• aumento da eficiência operacional;
• redução de erros na realização de atividades;
• maior agilidade no cumprimento de tarefas;
• otimização na gestão de tempo;
• integração de tarefas, setores, etc.;
• definição de fluxos de trabalho mais completos;
• maior confiabilidade nos processos;
• aumento da produtividade de toda a equipe;
• redução de custos, que podem ser gerados pelos erros, retrabalhos ou maior tempo exigido em cada tarefa;
• maior controle das informações do negócio;
• melhoria nos resultados alcançados pela empresa. 

Portanto, encontrar maneiras de implementar a otimização de processos se torna uma ferramenta importante para alavancar o desempenho do negócio. Isso possibilita que a empresa se torne mais competitiva e relevante para o mercado, o que permite estabelecer mais estratégias de crescimento e a sua consolidação ao longo do tempo. 

Como aplicar a otimização de processos na empresa?

Agora que você já sabe o que é a otimização de processos e os benefícios que ela proporciona, chegou a hora de saber como colocar essa estratégia em prática. Quer aprender como fazer isso? Confira o nosso passo a passo! 

Comece com o mapeamento e identificação de processos

O ponto de partida é fazer um mapeamento dos processos da empresa, para identificar quais são as etapas existentes e todo o seu funcionamento — inclusive, é possível utilizar desenhos e esquemas para facilitar a compreensão. Aqui, vale registrar informações de maneira detalhada, incluindo dados como:

• onde cada processo se inicia;
• como ele é encerrado;
• quais são as atividades desenvolvidas;
• qual é o resultado de cada etapa;
• quais são os setores e profissionais envolvidos;
• qual é o objetivo do processo.

Ou seja, esse é o momento de desenhar um fluxo completo com as tarefas envolvidas, o que permitirá aos responsáveis compreender de que maneira o trabalho é realizado. A etapa ainda permite identificar os custos envolvidos com recursos humanos e financeiros, que serão necessários para os próximos passos. 

Faça análises para identificação e eliminação de erros

O próximo passo é avaliar os processos mapeados para identificar quais são os erros e falhas existentes. Afinal, esses pontos devem ser melhorados para viabilizar a otimização desejada e colaborar com o aumento da produtividade da equipe. A seguir, conheça alguns pontos de atenção para executar: 

• pontos negativos de cada atividade ou processo — tempo, custo, índice de retrabalho;
• gargalos que prejudicam o desempenho;
• problemas recorrentes;
• questões que podem ser melhoradas.

Nesse momento, também é interessante verificar se todas as etapas que foram definidas são realmente necessárias para a realização do processo. É comum que existam tarefas que permanecem sendo realizadas por seguir os meios tradicionais da empresa, mas que podem ser revistas devido às mudanças que aconteceram ou com o suporte da tecnologia. 

Defina estratégias que serão implementadas

Após seguir as etapas anteriores, é hora de começar a delinear as estratégias que podem ser implementadas para conquistar a otimização de processos na empresa. Basicamente, é preciso avaliar cada ponto negativo, erro, falha e outros fatores listados e desenvolver soluções específicas. Confira alguns exemplos de ações que podem ser criadas:

• automação de tarefas ou etapas;
• alteração na ordem de atividades ou responsáveis;
• eliminação de etapas desnecessárias;
• melhoria na comunicação interna;
• integração de processos e setores;
• melhoria na utilização de recursos.

Não existem limites para o que pode ser feito: o objetivo é encontrar as melhores formas de melhorar os processos que foram inicialmente mapeados, visando reduzir o tempo necessário e aumentar a eficiência. 

Para tanto, é importante que as estratégias também incluam a realização de treinamentos da equipe para que eles saibam como implementar corretamente as mudanças propostas. 

Faça o monitoramento e mensuração dos resultados

A otimização de processos não é uma atividade que acontece apenas uma vez. Ela deve ser contínua, sempre mensurando os resultados obtidos a partir das mudanças propostas e avaliando o desempenho alcançado por meio disso. Dessa forma, há chances de identificar o que funciona e o que ainda demanda ajustes.

Ademais, é preciso ter em mente a evolução constante do mercado, como a transformação digital, inovações e novas tecnologias disponíveis a todo momento, além das mudanças nos hábitos de consumo. Nesse cenário, o monitoramento constante ajudará a identificar novos pontos de melhoria que podem surgir com o tempo, devido às alterações que acontecem no setor. 

Invista no uso de ferramentas de gestão empresarial 

Para auxiliar em todas as etapas citadas para conseguir otimizar os processos, vale a pena ter ferramentas de gestão empresarial especializadas nas soluções desejadas. Existem diferentes soluções no mercado que podem ajudar a estruturar, automatizar, integrar e acompanhar todas as atividades exercidas. 

Além disso, é possível contar com serviços especializados e consultorias, que ajudam a identificar as soluções mais adequadas para a empresa, enquanto também acompanham todo o processo desde a instalação até o suporte. Assim, a sua companhia terá mais facilidade para implementar todas as medidas necessárias para conquistar os objetivos traçados.

Agora que você já conhece o conceito de otimização de processos e como implementar a estratégia na empresa, organize-se para aplicar as nossas dicas. Dessa maneira, surgem oportunidades para aumentar a produtividade e conquistar melhores resultados para a companhia.

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